Quando os resultados dos seus exames laboratoriais não correspondem ao Certificado de Análise (COA) do fornecedor: um guia prático para testes de ingredientes botânicos

Um ingrediente botânico chega acompanhado de um certificado de análise que indica um teor de 98,01 TP3T. Seu laboratório analisa a remessa e informa um teor de 95,11 TP3T.

Você deve rejeitar o material, solicitar uma substituição ou repetir a análise?

Primeiro, verifique se os dois laboratórios mediram a mesma característica com base nos mesmos critérios de relato. Diferenças na preparação das amostras, nos padrões de referência, na filtragem e nos cálculos podem gerar resultados que parecem contraditórios.

Este guia explica o que deve ser verificado antes de se chegar a uma conclusão — e como os equipamentos de laboratório, os materiais de vidro e os consumíveis afetam a investigação.

Divulgação editorial: A Changhong Chemical e a Longchang Chemical são empresas afiliadas pertencentes ao mesmo grupo empresarial.

1. Verifique o que significa a porcentagem apresentada

Antes de comparar números, compare suas definições.

Uma anotação como “98% por HPLC” deixa várias questões sem resposta:

• Isso representa a porcentagem da área cromatográfica ou um ensaio quantitativo?
• O resultado é apresentado na forma recebida, seca ou anidra?
• Isso se refere a um único composto identificado ou a um grupo de compostos?
• Trata-se de um limite de especificação ou do resultado medido para esse lote?

Uma especificação do produto descreve os requisitos de aceitação. Um Certificado de Análise (COA) de lote registra os resultados ou as declarações de conformidade de um lote específico. Esses documentos têm finalidades diferentes.

Um exemplo hipotético: 98,0% e 95,1% podem ser compatíveis

Suponha que um material tenha:

Se o método exigir apenas uma correção para a água, a relação é:

Teor no estado em que foi recebido = Teor anidro × (1 − Fração de água)

98,01 TP3T × 0,970 = 95,061 TP3T

Neste exemplo simplificado, um resultado de aproximadamente 95,1% não contradiz necessariamente o valor de 98,0%. A base de relato explica essa diferença aparente.

Este cálculo é meramente ilustrativo e não representa o resultado de nenhum produto comercial. Ele não deve ser aplicado a porcentagens de área cromatográfica nem a métodos que exijam correções diferentes.

Além disso, não se deve substituir automaticamente o teor de água pela perda por secagem. A perda por secagem pode incluir outras substâncias voláteis, enquanto a análise de Karl Fischer determina especificamente a presença de água quando aplicada adequadamente à amostra. A Sartorius explica essa distinção.

2. Verifique a amostra antes de proceder ao diagnóstico de falhas no instrumento

Comece pela rastreabilidade.

Verifique se o Certificado de Análise (COA) do fornecedor, o rótulo do recipiente e o registro do seu laboratório identificam o mesmo lote e a mesma classe. Em seguida, analise como a amostra para teste foi obtida e manuseada.

Algumas perguntas que vale a pena fazer são:

• A amostra foi coletada de acordo com um plano de amostragem adequado?
• Foi realizada alguma mistura necessária antes da subamostragem?
• O contêiner foi exposto à umidade ou a condições inadequadas de armazenamento?
• As amostras do fornecedor e do laboratório receptor foram coletadas em momentos diferentes?
• Existe uma amostra retida disponível para análise?

A realização de testes repetidos em uma pequena amostra não permite determinar se essa amostra é representativa da remessa.

Registre o histórico de amostragem e armazenamento antes de abrir outro recipiente ou preparar soluções adicionais. Essas informações ajudam a distinguir um problema de amostragem de uma diferença analítica.

3. Revisão: Pesagem e diluição em conjunto

A concentração que chega ao instrumento depende de cada etapa da preparação.

A legibilidade da balança não corresponde ao peso mínimo da amostra

Uma balança com precisão de 0,1 mg não garante automaticamente uma precisão aceitável para todas as amostras de baixa massa. Seu peso mínimo utilizável depende do desempenho em condições reais de operação e da incerteza aceitável para a medição. A METTLER TOLEDO descreve esses fatores.

Verifique se tanto a amostra quanto o padrão de referência foram pesados dentro da faixa de trabalho qualificada da balança.

Veja também:

• Eletricidade estática, correntes de ar e leituras instáveis.
• Absorção de umidade durante a pesagem.
• Material que permanece nos recipientes de pesagem ou nos utensílios de transferência.
• Erros de transcrição em missas gravadas.

Considere os recipientes de vidro como parte da medição

Para a preparação quantitativa, utilize equipamento volumétrico adequado ao método e à precisão exigida.

Confirme o volume do frasco, a configuração da pipeta, a sequência de diluição e as unidades. Verifique se todas as transferências necessárias foram quantitativas e se as soluções foram misturadas adequadamente.

Reconstrua o cálculo completo da diluição a partir dos registros originais. Uma diluição intermediária omitida ou um volume inserido incorretamente podem causar uma discrepância consistente, mesmo quando os cromatogramas parecem normais.

4. Investigar a extração e a filtração

Uma solução límpida, por si só, não comprova que a preparação da amostra tenha sido adequada.

No caso de materiais botânicos, verifique se o método de preparação especificado permite recuperar adequadamente o constituinte alvo da matriz da amostra. As variáveis relevantes podem incluir a composição do solvente, o tempo de extração, a temperatura e a relação entre a massa da amostra e o volume do solvente.

Alterar essas condições sem determinar seu efeito pode dificultar a comparação dos resultados.

Um filtro de seringa pode alterar mais do que apenas o teor de partículas

A seleção do filtro exige atenção à compatibilidade com o solvente, à recuperação do analito e às substâncias liberadas pelo filtro. O tamanho dos poros, por si só, não é suficiente. A Agilent aborda a recuperação por filtração e a limpeza química.

Durante o desenvolvimento de um método ou uma investigação aprovada, algumas comparações úteis podem incluir:

Defina os critérios de aceitação de acordo com o desempenho esperado do método. Não presuma que uma membrana adequada para um ingrediente terá o mesmo desempenho para outro.

Qualquer preparação para fins de comparação deve permanecer compatível com o sistema analítico; amostras que contenham partículas não devem ser injetadas simplesmente para se obter um resultado “não filtrado”.

5. Distinguir a porcentagem de área na HPLC do ensaio quantitativo

Um pico principal de grande intensidade é uma informação útil, mas não determina todos os aspectos da qualidade do material.

A porcentagem da área cromatográfica expressa a proporção da resposta integrada do detector atribuída a um pico em condições especificadas. O ensaio quantitativo utiliza um procedimento definido de calibração e cálculo para estimar a quantidade de um analito.

Esses resultados não são automaticamente intercambiáveis.

A resposta do detector varia de acordo com os compostos, e o método deve separar adequadamente o analito das interferências relevantes. A Agilent descreve a estimativa de pureza com base na área, enquanto o guia de desenvolvimento de métodos da Merck explica a importância da especificidade e de outras características de validação. Estimativa de pureza da Agilent, Desenvolvimento de métodos de HPLC pela Merck.

Para comparar os resultados, solicite informações suficientes para compreender:

• A abordagem de medição e calibração.
• Identidade e valor atribuído do padrão de referência.
• Condições cromatográficas relevantes.
• Regras de integração e cálculo.
• Resultados da avaliação da adequação do sistema.
• Base de relatório e fatores de correção.

Um cromatograma sem o contexto do método e dos cálculos pode não resolver a discrepância.

Além disso, é importante distinguir entre injeções repetidas e preparações independentes. As injeções repetidas de um mesmo frasco servem principalmente para avaliar a repetibilidade da injeção e dos instrumentos. Pesar e preparar as amostras separadamente ajuda a avaliar a variabilidade introduzida em etapas anteriores do procedimento.

6. Verifique o padrão de referência e o histórico da solução

Dois laboratórios podem utilizar equipamentos semelhantes e, ainda assim, obter resultados diferentes se seus padrões ou soluções forem distintos.

Analise a documentação do padrão de referência, o valor atribuído, as condições de armazenamento e o prazo de validade aplicável. Confirme se qualquer correção necessária foi aplicada de forma consistente e se não foi contabilizada duas vezes.

Em seguida, examine as soluções preparadas:

• Elas foram analisadas dentro de um período de estabilidade estabelecido?
• As condições de armazenamento foram adequadas?
• A evaporação seria possível?
• Foram registradas precipitações visíveis ou outras alterações?
• O padrão e a amostra foram tratados de maneira consistente com o método?

Essas perguntas ajudam a identificar se a comparação envolve soluções equivalentes, e não apenas configurações equivalentes dos instrumentos.

7. Solicite um pacote de documentação útil

Uma conversa eficaz com o fornecedor começa com uma solicitação precisa.

No caso de ingredientes botânicos, solicite a especificação atual e o Certificado de Análise (COA) do lote em questão, juntamente com informações suficientes sobre os métodos utilizados para interpretar o resultado relatado. Compradores que estejam avaliando materiais por meio de Longchang extracts  can use the following checklist when requesting documentation and samples.

A concise request might read:

Please provide the current specification and COA for the proposed lot, including the assay method reference, reporting basis, and reference standard information. To support comparison with our incoming inspection, please also provide relevant sample preparation, calculation, and chromatographic information where available.

Not every supplier can disclose a complete proprietary method. The immediate objective is to obtain enough information for a meaningful technical comparison.

8. Investigate Differences Without Testing Until Something Passes

If the discrepancy remains, agree on a documented investigation.

Preserve the original results and records. Check calculations and preparation history, then select further work based on a specific hypothesis—for example, a reporting-basis difference, filter-related loss, or incomplete extraction.

Possible next steps include independent preparations, testing an appropriately retained sample, or arranging comparison testing with an agreed method. Additional testing should follow the laboratory’s quality procedures; a favourable repeat result does not automatically invalidate the original result.

Keep the investigation proportionate to the decision. Confirming an assay discrepancy does not resolve separate questions about identity, contaminants, or suitability for the intended application.

The most useful outcome is a documented explanation of the difference, supported by evidence, and a clear basis for accepting, rejecting, or further evaluating the material.